La gestione delle vendite implica la produzione dei documenti della vendita, costituiti principalmente da fatture, note di accredito e cambiali tratte, che successivamente vanno registrate in contabilità generale, e, se appropriato, anche in contabilità di magazzino.
Qui viene emessa una fattura, una tratta e una nota di accredito; successivamente si registrano in contabilità generale e nei movimenti di magazzino.
Svolgimento dell'esercitazione:
emissione fattura ogv http://www.youtube.com/watch?v=QL3NBjXj2Ro;
contabilizzazione fattura ogv http://www.youtube.com/watch?v=MY_P9kusXnU;
emissione cambiale tratta ogv http://www.youtube.com/watch?v=S0Iqgfh9mZs;
distinta effetti ogv http://www.youtube.com/watch?v=h73zDfQ5JLU;
contabilizzazione effetti ogv http://www.youtube.com/watch?v=tdyRsQlv9s4;
emissione nota di accredito ogv http://www.youtube.com/watch?v=w8N4VDrbG9U;
contabilizzazione nota di accredito ogv http://www.youtube.com/watch?v=QC-VADDI7hs;
giornale di contabilità generale ogv http://www.youtube.com/watch?v=SlapQTkV2ps;
registro IVA delle vendite ogv http://www.youtube.com/watch?v=EKNdhyE0nRw;
partitario clienti ogv http://www.youtube.com/watch?v=IXyrXjLTO_Q;
giornale di magazzino ogv http://www.youtube.com/watch?v=fYB-LFCaqVc.
Per emettere la fattura successiva, si usa la funzione {Vendite}, {Fatture}, {Emetti fatture} (video: ogv http://www.youtube.com/watch?v=QL3NBjXj2Ro).
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Viene mostrata anche la maschera di inserimento. Va osservato che il numero della fattura è prodotto automaticamente da Gazie e non può essere cambiato. Gazie tiene comunque separato il numero di emissione del documento e il numero del protocollo, anche per i documenti della vendita. Nella fattura successiva, la modalità di pagamento viene modificata rispetto a quanto predefinito per il cliente Alberoni.
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Dopo l'emissione delle fatture è possibile aggiornare la contabilità generale, attraverso la voce {Contabilizza} che appare nell'elenco delle fatture; elenco che si ottiene con la funzione {Vendite}, {Fatture} (video: ogv http://www.youtube.com/watch?v=MY_P9kusXnU).
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Si può verificare che la contabilizzazione sia avvenuta, consultando la prima nota.
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Va osservato che il magazzino risulta già aggiornato automaticamente, in base alla configurazione relativa, definita nella scheda dell'azienda.
Avendo emesso una fattura che prevede il pagamento con tratta, con la funzione {Vendite}, {Effetti}, {Genera effetti da fatture}, si ottiene l'acquisizione di tale effetto, per poterne poi ottenere la stampa. Inizialmente si deve specificare per quali fatture si vogliono produrre gli effetti, ammesso che ce ne siano (video: ogv http://www.youtube.com/watch?v=S0Iqgfh9mZs).
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Quindi, dall'elenco degli effetti, che si ottiene con la funzione {Vendite}, {Effetti}, è possibile ottenerne il file PDF (per la stampa), selezionando l'icona corrispondente della colonna {Stampa}.
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Dopo la stampa degli effetti, si deve produrre la distinta per la presentazione alla banca, con la funzione {Vendite}, {Effetti}, {Distinta effetti}. Nella compilazione della maschera di richiesta, occorre osservare che la data di emissione della distinta non può essere successiva alla prima data di scadenza degli effetti; inoltre, come per la stampa degli effetti, l'intervallo di date si riferisce opportunamente alle scadenze degli stessi (video: ogv http://www.youtube.com/watch?v=h73zDfQ5JLU).
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Dopo l'indicazione dei dati, si ottiene l'elenco degli effetti di cui si sta per produrre la distinta. Si conferma ulteriormente per ottenere la distinta.
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Gli effetti emessi, di cui è stata stampata la distinta, si possono registrare automaticamente in contabilità con la funzione {Vendite}, {Effetti}, {Contabilizza effetti} (video: ogv http://www.youtube.com/watch?v=tdyRsQlv9s4).
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Dopo la prima compilazione si deve richiedere l'anteprima, ovvero l'elenco degli effetti che stanno per essere contabilizzati.
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Si passa quindi alla conferma che produce le scritture necessarie in contabilità generale. Il procedimento può essere eseguito una volta sola, per ovvi motivi.
L'emissione della nota di accredito a cliente è analoga a quella della fattura e procede a partire dalla funzione {Vendite}, {Fatture}, {Emetti nota credito}. La numerazione delle note di accredito è automatica, come per le fatture, ma si tratta comunque di numerazioni indipendenti (video: ogv http://www.youtube.com/watch?v=w8N4VDrbG9U).
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Si osservi che è opportuno modificare il tipo di pagamento, perché quello che si ottiene automaticamente, in base alla configurazione del cliente, riguarda le fatture di vendita. Nella figura si vede la selezione di un tipo di pagamento nullo, rappresentato da due trattini, funzionalmente equivalente al «vista fattura».(1)
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La contabilizzazione automatica delle note di accredito si ottiene nello stesso modo già descritto per le fatture. Si proceda quindi con tale contabilizzazione (video: ogv http://www.youtube.com/watch?v=QC-VADDI7hs).
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Video: ogv http://www.youtube.com/watch?v=SlapQTkV2ps.
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Video: ogv http://www.youtube.com/watch?v=EKNdhyE0nRw.
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L'emissione della fattura immediata e della nota di accredito per reso di merce, hanno prodotto automaticamente le scritture relative nel giornale di magazzino, senza bisogno di richiederlo espressamente, come invece è avvenuto per la contabilità generale (video: ogv http://www.youtube.com/watch?v=fYB-LFCaqVc).
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1) In realtà, sarebbe stato appropriato l'uso dello stesso tipo di pagamento usato per la fattura corrispondente, perché in questo caso il reso è consistente, riferito a una fattura con pagamento con cambiale tratta, per la quale si addebitavano i bolli. Pertanto, usando lo stesso tipo di pagamento, l'importo dei bolli verrebbe calcolato correttamente per la correzione; tuttavia rimarrebbe da modificare manualmente l'importo dell'effetto, dopo la sua generazione, ma prima della stampa della distinta relativa. Qui, e in tutte le esercitazioni successive, nelle note di accredito viene usato sempre il tipo di pagamento nullo, per evitare di creare complicazioni eccessive allo svolgimento del lavoro.
«a2» 2013.11.11 --- Copyright © Daniele Giacomini -- appunti2@gmail.com http://informaticalibera.net
