agenti 102.7
aliiva 102.1
anagra 102.3
artico 102.6
aziend 102.20
banapp 102.10
body_text 102.15
catmer 102.6
caucon 102.4
caumag 102.8
clfoco 102.3
contract 102.18
contract_row 102.18
effett 102.17
imball 102.11
movmag 102.9
pagame 102.2
portos 102.12
provvigioni 102.7
rigbro 102.19
rigdoc 102.16
rigmoc 102.5
rigmoi 102.5
spediz 102.13
tesbro 102.19
tesdoc 102.16
tesmov 102.5
vettor 102.14
In questo capitolo si descrivono le tabelle di Gazie, per come risultano da uno studio svolto sulla versione 5.19. Le indicazioni che sono riportate qui vanno però verificate nella pratica, se si intende intervenire direttamente nella loro modifica, tenendo conto anche della dinamicità che contraddistingue questo applicativo.
Le tabella di Gazie sono di due tipi: generali o specifiche per azienda. Per esempio, la tabella gaz_config descrive la configurazione generale dell'applicativo, mentre la tabella gaz_001artico contiene gli articoli di magazzino dell'azienda 001. Nelle sezioni successive, generalmente i nomi delle tabelle sono indicati senza prefisso; per esempio, la tabella gaz_nnnartico viene indicata semplicemente con il nome artico, mentre gaz_anagra appare solo come anagra.
L'ordine con cui vengono descritte le tabelle di Gazie, è quello che dovrebbe facilitarne lo studio, mettendo davanti preferibilmente quelle tabelle che poi vengono richiamate dai contenuti di altre, privilegiando comunque prima la contabilità generale, poi quella di magazzino e infine la gestione dei documenti delle vendite e degli acquisti.
La tabella aliiva serve per codificare i vari tipi di IVA utilizzabili nella vendita e negli acquisti. Diverse altre tabelle fanno riferimento a codici IVA contenuti in questa.
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La tabella pagame contiene un elenco di modalità di pagamento delle fatture. Tra le varie colonne presenti, appare id_bank, dove potrebbe essere annotato un conto corrente bancario per l'accredito in corrispondenza dell'uso di una certa causale. Tale codice si riferisce alla tabella clfoco, la quale, tra le altre cose, contiene anche le informazioni sui conti correnti utilizzati.
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La tabella più importante di Gazie è quella denominata clfoco. Questa sigla significa letteralmente «clienti, fornitori e conti». In pratica, si tratta del piano dei conti, nel quale trovano posto anche clienti, fornitori e conti correnti bancari.
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Nella tabella, in riferimento ai conti che rappresentano clienti o fornitori, la colonna codpag indica un codice di pagamento relativo alla tabella pagame. Per i clienti, la colonna aliiva indica una voce IVA dalla tabella aliiva, utile per indicare che quel cliente ha diritto ad acquistare con un'aliquota IVA diversa rispetto a quella applicata normalmente. La colonna cosric (costo o ricavo) permette di annotare un conto di costo o di ricavo, da utilizzare preferibilmente per la registrazione delle fatture relative ai fornitori o ai clienti.
Va osservato che non tutte le informazioni di clienti, fornitori e conti correnti, sono contenute nel piano dei conti; quello che manca si trova in una tabella unica per tutte le aziende, denominata anagra.
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Figura 102.6. Sintesi dei collegamenti tra la tabella clfoco e altre di livello inferiore. |
La tabella caucon raccoglie le causali di contabilità, ovvero le informazioni sulla struttura di alcune scritture. In particolare risultano annotate: la descrizione della causale; il fatto che la registrazione contabile richieda di fornire i dati di un documento di riferimento; il tipo di registro IVA collegato all'operazione; se l'imponibile vada sommato, sottratto o ignorato nel registro IVA; i conti predefiniti e la loro collocazione.
Il codice delle causali contabili è alfanumerico, per facilitarne il riconoscimento, inoltre è possibile definire un massimo di sei conti da proporre automaticamente in fase di inserimento delle scritture contabili.
Alcune causali contabili sono obbligatorie, in quanto utilizzate automaticamente dalla procedura per la registrazione di documenti gestiti internamente. In pratica, le causali di cui dispone Gazie nella prima installazione, vanno utilizzate come sono. Tra le causali obbligatorie si possono osservare quelle con codice FAI e FAD, le quali sono identiche, a parte il codice e la descrizione; ciò dipende dal fatto di voler distinguere le registrazioni prodotte a partire da «fatture immediate», in quanto prive di un DDT, rispetto alle «fatture differite», ovvero derivanti da un DDT.
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Figura 102.9. Schema di funzionamento delle causali contabili obbligatorie per Gazie. |
Le tabelle tesmov, rigmoc e rigmoi, vengono usate da Gazie per annotare le registrazioni contabili nella forma della «prima nota». Per la precisione, la tabella tesmov contiene, per ogni riga, le indicazioni generali di una scrittura: data di registrazione, causale, descrizione, dati del documento, registro IVA coinvolto; la tabella rigmoc contiene i dati dei conti coinvolti, assieme agli importi rispettivi, con il riferimento alla registrazione a cui appartengono; la tabella rigmoi contiene i dati degli imponibili e del modo in cui questi devono essere trattati nel registro IVA. Dal contenuto di queste tre tabelle si ottengono il libro giornale, i registri IVA e il partitario dei conti.
Nelle figure successive che descrivono la struttura delle tre tabelle usate per la registrazione della prima nota, i dati inseriti riguardano due scritture di esempio: la prima è un versamento in conto corrente, con prelievo da cassa, utilizzando una causale libera; la seconda è una fattura di vendita a un cliente, utilizzando la causale FAI.
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Figura 102.12. Scritture rappresentate nel contenuto di esempio delle tabelle rigmov, rigmoc e rigmoi. |
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Figura 102.13. Sintesi dei collegamenti tra le tabelle usate per annotare le scritture della contabilità generale. |
Gazie gestisce gli articoli di magazzino, raggruppandoli in «categorie merceologiche»; se anche non si vogliono gestire le categorie, se ne deve definire almeno una, da associare a tutti gli articoli. Per rappresentare gli articoli e le categorie, Gazie utilizza due tabelle, rispettivamente artico e catmer.
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Figura 102.17. Sintesi dei collegamenti tra le tabelle usate per catalogare gli articoli di magazzino. |
Gli agenti sono persone che si occupano di promuovere le vendite dei prodotti o dei servizi di cui si occupa l'azienda. La loro remunerazione avviene in percentuale sulle vendite di loro competenza. Gazie utilizza due tabelle per le informazioni inerenti gli agenti: una, denominata agenti, con la provvigione da applicare in modo predefinito; l'altra, denominata provvigioni, con provvigioni specifiche sugli articoli di magazzino o sulle categorie merceologiche. Ma queste informazioni sugli articoli o sulle categorie merceologiche sembrano essere ignorate dalla procedura, la quale applica la sola provvigione predefinita quando l'agente risulta associato a un certo cliente.
Gazie considera gli agenti come fornitori di un servizio, pertanto questi devono essere già stati classificati nella tabella clfoco, proprio in qualità di fornitori. Poi, nella tabella agenti, si fa riferimento al codice del piano dei conti, per individuare tutti i dati disponibili su di loro.
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Figura 102.19. Sintesi dei collegamenti tra le tabelle usate per classificare gli agenti e le provvigioni. |
La tabella caumag raccoglie le causali di magazzino, ovvero ciò che sintetizza le operazioni di carico e scarico. Le causali predefinite di Gazie, sono quelle sufficienti in un'azienda mercantile.
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La tabella movmag raccoglie i movimenti di magazzino (carichi e scarichi). Nella tabella ci sono due riferimenti esterni, la cui presenza però non è sempre obbligatoria: il codice del cliente o del fornitore coinvolto nell'operazione e il codice di un documento da cui deriva l'operazione di magazzino. Il codice del cliente o del fornitore riguarda la tabella clfoco, mentre quello del documento si riferisce alla tabella tesdoc, ma questa viene descritta più avanti, a causa della sua complessità.
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La tabella banapp elenca le banche di appoggio. Questo elenco non ha riferimenti con i conti correnti che appaiono nel piano dei conti (tabella clfoco). La banca di appoggio viene indicata nei documenti della vendita.
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La tabella imball raccoglie un elenco di tipi di imballaggio, con le caratteristiche relative. Non ci sono riferimenti esterni.
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La tabella portos elenca i tipi di porto o di resa utilizzabili nella compilazione dei documenti della vendita. Non ci sono riferimenti esterni.
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La tabella spediz raccoglie un elenco di modalità di spedizione, per la compilazione dei documenti della vendita. Non ci sono riferimenti esterni.
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La tabella vettor contiene un elenco di vettori per la compilazione dei documenti di accompagnamento delle merci. Questa tabella non ha riferimenti esterni, ma va osservato che se un vettore ci invia una fattura per il servizio di trasporto reso, deve comunque apparire anche tra i fornitori, nella tabella clfoco.
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La tabella body_text è un contenitore di testi di dimensioni relativamente grandi, a collocare all'interno di documenti di vario tipo. In pratica, le tabelle che si usano per rappresentare i documenti della compravendita, della gestione ordini e dei contratti, possono fare riferimento a body_text, quando necessitano di un testo abbastanza articolato.
La tabella body_text è composta quindi da un numero identificativo di ogni testo contenuto, del nome della tabella da cui proviene un riferimento e del numero identificativo della voce di tale tabella, oltre al testo.
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L'esempio mostrato riporta quattro testi, di cui uno utilizzato dalla tabella tesdoc e gli altri dalla tabella contract.
Gazie mette tutti i dati dei documenti della compravendita, esclusi gli ordini e la richiesta di preventivi, in un solo «archivio», rappresentato dalle tabelle tesdoc e rigdoc, oltre all'ausilio di body_text per l'inclusione di testi significativi (102.15). Per esempio, in questo archivio vanno i DDT, le fatture, le note di accredito e di addebito. Gazie ha però un'altra caratteristica importante: oltre ai documenti della vendita, consente eventualmente di catalogare elettronicamente anche quelli degli acquisti, richiedendo comunque un po' di accortezza in più.
I tipi di documenti gestibili in queste tabelle sono definiti attraverso delle sigle precise, gestite internamente dalla procedura, come elencato nello schema successivo. Per interpretare le descrizioni, va comunque considerato che per «cliente» o «fornitore» si intende chi in quel momento intrattiene quel tipo di rapporto con noi; per esempio, un fornitore abituale, in certe circostanze può divenire cliente, e lo stesso vale per il caso inverso.
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Nella gestione delle vendite, il DDT da cui poi viene generata la fattura differita, non produce registrazioni doppie nell'archivio, in quanto si trasforma, dal tipo DDT al tipo FAD. Se poi la fattura differita viene cancellata, il documento archiviato torna a essere un DDT puro e semplice.
Negli acquisti questo procedimento viene meno: se si inserisce un DDT di acquisto, significa probabilmente che non si intende aggiungere poi anche la fattura, o viceversa. Infatti, se si inserissero entrambi i documenti, si otterrebbero registrazioni duplicate in contabilità di magazzino.
Le informazioni complessive sul documento archiviato sono contenute nella tabella tesdoc, la quale contiene molti riferimenti esterni che in generale descrivono le condizioni di vendita o di acquisto e i collegamenti con la contabilità di magazzino e con la contabilità generale.
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Nell'esempio appena mostrato, viene messa in evidenza la numerazione dei DDT di vendita e delle fatture differite. Per la precisione, il primo documento è un DDT non ancora fatturato; poi, il sesto e il settimo documento mostrano una sola fattura differita, la numero 25, contenente il riferimento a due DDT, il numero 12 e il numero 13. La stessa fattura differita numero 25, pari al sesto e settimo documento della tabella, prevede un tipo di regolamento attraverso l'emissione di un effetto: osservando la colonna geneff si vede che questo effetto è già stato generato.
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Figura 102.32. Sintesi dei collegamenti contenuti nella tabella tesdoc. |
Osservando i collegamenti contenuti nella tabella tesdoc, si può notare che manca un riferimento ai movimenti di magazzino. Infatti, Gazie gestisce i movimenti di magazzino per singolo articolo; pertanto, questo riferimento si trova invece nella tabella rigdoc. La tabella rigdoc contiene quindi l'elenco delle righe del corpo dei documenti sintetizzati invece in tesdoc. Naturalmente, la tabella rigdoc deve specificare, per ogni riga, a quale documento appartiene.
Nella tabella rigdoc, ogni «rigo» deve essere qualificato per tipo. Ciò appare poi nella colonna tiprig e nella figura successiva è anche chiarito in che modo questo deve essere interpretato.
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Nell'esempio si può osservare che il primo documento (secondo l'ordine attribuito nella tabella tesdoc) contiene due articoli e che il terzo contiene tre componenti, costituiti da un articolo, una descrizione semplice e una descrizione testuale più articolata: la descrizione corrispondente al rigo di tipo «6», è però contenuta effettivamente nella tabella body_text.
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Figura 102.34. Sintesi dei collegamenti contenuti nella tabella rigdoc. |
La tabella effett raccoglie gli effetti attivi prodotti automaticamente dalle fatture di vendita che ne prevedono l'emissione, o inseriti manualmente, ma sempre in riferimento a fatture emesse. Si prevedono solo due tipi di effetto: ricevute bancarie o RiBa e cambiali tratte. Ogni effetto annotato in questa tabella ha poi un suo percorso: inizialmente l'effetto si considera solo emesso e stampato; la fase successiva richiede l'emissione della distinta effetti oppure del file RiBa; alla fine l'effetto può essere contabilizzato in contabilità generale, annotando direttamente la sua presentazione in banca per l'incasso.
Nella figura successiva si vedono tre effetti, due dei quali inseriti manualmente. L'ultimo effetto riguarda la fattura 25, già apparsa nell'esempio della tabella tesdoc; questa fattura è ottenuta a partire da due DDT di vendita, pertanto nella tabella tesdoc è descritta dalle righe sei e sette, mentre nella colonna id_doc della tabella effett appare il riferimento all'ultima di queste righe originali: la numero sette.
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Le tabelle contract e contract_row, assieme a body_text che però viene usata anche in altre occasioni, raccolgono i contratti per la fornitura periodica di prodotti o servizi. Da questi contratti si possono generare poi delle fatture o delle ricevute di pagamento avvenuto, in base alla configurazione dei contratti stessi.
La tabella contract definisce i contratti in forma complessiva, avvalendosi di body_text per conservare il testo effettivo del contratto. La tabella contract_row, invece, viene usata per degli addebiti particolari, la cui presenza non è strettamente necessaria per l'esistenza del contratto. Negli esempi che appaiono nelle figure successive, solo il primo contratto utilizza delle righe nella tabella contract_row.
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Gazie gestisce preventivi e ordini, dove le conferme d'ordine fatte ai clienti possono produrre automaticamente i DDT o le fatture di vendita. Tutto questo viene archiviato nelle tabelle tesbro e rigbro, in modo analogo a quanto avviene per i «documenti» (tesdoc e rigdoc). Anche in questo caso ci possono essere contenuti testuali nel corpo di preventivi e ordini, appoggiati alla tabella body_text.
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La tabella aziend che è unica per tutta la base di dati usata da Gazie, descrive la configurazione generale delle aziende gestite. Per ogni azienda, poi, Gazie utilizza una copia distinta di tabelle, come descritto inizialmente nel capitolo. Nelle figure successive si ipotizza il contenuto della tabella aziend per cinque aziende distinte.
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«a2» 2013.11.11 --- Copyright © Daniele Giacomini -- appunti2@gmail.com http://informaticalibera.net
